Alternativy k Evernote – nástroje pro váš externí mozek i osobní wiki

Volně navazuji na článek o nejrozšířenějším systému pro externí mozkovnu Evernote, kterým jsem kdysi otvíral blog Lifehacky. Za tu dobu se bohužel Evernotu nepodařilo vyrůst z dětských nemocí a jeho budoucnost je nejasná. Má smysl uvažovat o alternativách?

Sám mám zatím svých 12658 poznámek (skenů, dokumentů, dokladů a odkazů na články atd.) převážně v Evernotu (dále EN), ale právě kvůli intenzivnímu využívání appky bývám při práci s ní často rozčilený… Aplikace Evernote na iOS není moc stabilní a pomalu startuje, je neohrabaná, přeplácaná, a především: dělá chyby v synchronizaci (+ta je navíc pomalá). Uživatelské rozhraní má slabiny a neintuitivní prvky, blbne týmová kooperace, někdy i sdílení, vylepšení přicházejí pomalu atd. A to si platím nejvyšší tarif Premium.

V důsledku špatných strategických rozhodnutí firmy Evernote (chtěli mít více aplikací všeho druhu a vykašlali se na to hlavní – spolehlivou synchronizaci a vývoj samotného EN) se navíc ve firmě začínají projevovat potíže s financováním, takže kdoví, jak to dopadne. Konkurence proto vycítila příležitost a přichází s alternativami.

Pokud jste tedy s budováním externího mozku ještě nezačali, anebo jste znejistěni jako já, čtěte dále. Alternativy jsou čím dál tím zajímavější, ale je potřeba počítat taky s tím, že v nich nemusíte najít vše, na co jste u Evernote zvyklí.

Poznámky.app

Aktualizace aplikace Poznámky.app (Notes.app) poslední veřejné betaverze OS X a iOS, tedy appky zabudované do operačního systému firmy Apple^[1], přinesla import poznámek z EN (sice zatím jen na OS X, ale po synchronizaci je uvidíte i jinde). Zkoušel jsem to a import funguje překvapivě spolehlivě: stačí v Evernote vyexportovat vybrané poznámky do souboru .enex (File/Export Notes), a v Poznámkách pak pro změnu použít Soubor/Import Notes a je to.

Ukládání poznámky v iOS.

Vzhledem k výraznému zlepšení fungování synchronizace iCloudu v posledním roce (je dnes podle mé zkušenosti lepší než synchronizace EN) a např. také díky nové možnosti zamykat jednotlivé poznámky v Poznámkách tak funguje to důležité. Přesto řadu funkcí musíte oželet.

Klady Poznámek (někdy nečekané):

• import z EN funguje spolehlivě
• Poznámky jsou fakt rychlé a nepadají (appka má na OS X krásných 13.5 MB)
• iCloud synchronizuje dobře, je lépe zabudovaný do systému
• Poznámky.app umí skvělou věc, a to přidávání (append) obsahu – odkazů na konec již existující poznámky, a to pomocí sdílecího menu (Share sheet) – můžete si tak vytvořit více poznámek, rozdělit je podle témat a do nich přidávat odkazy na weby, aniž by vám přibyla nová poznámka s každým odkazem
• umí prohledávat i vložené dokumenty (např. text uvnitř PDF), pokud ovšem obsahují prohledatelný text (nedělá OCR^[2])

Jak vidíte výše, Poznámky vyhledaly text v PDF – text, který byl v tomto vícestránkovém PDF zmíněn až někde na konci („Antoni“). Sice nevyznačily místo nálezu (vidíme první stránku), ale pro začátek to stačí.

Co zatím Poznámky.app neumí z funkcí, které potřebuji a oceňuji v Evernote:

• tagy/štítky (štítky se z EN vyexportují, ale dál se nenaimportují)
• OCR prohledávání dokumentů (obrázky, PDF apod.), což je mimořádná věc pro bezpapírovou kancelář, protože s takovou víceméně nemusíte skenované dokumenty ani popisovat a třídit, stačí je házet do EN a pak fakturu najdete např. podle jména firmy ^[3]
• neumí nasdílet („vystavit“) aktivní poznámku na síti
• neumí integrace typu IFTTT, Zapier apod.
• neumí posílání poznámky do úložiště emailem
• nelze vytvářet křížové odkazy na poznámky (tedy „wiki“, viz níže)
• neumožňuje kolaboraci nad poznámkami či složkami mezi více lidmi (pravda ale je, že u EN tohle zrovna moc nefunguje).

Takto vypadá zamčená poznámka. Bohužel, poznámky s vloženým PDF zamknout nejde.

Pokud jste tedy velmi náročný uživatel EN, asi do Poznámek spěchat nebudete – tedy zatím v této jejich verzi. Přesto jsou Poznámky.app docela dobrou alternativou ke zvážení pro všechny běžné uživatele OS X/ iOS, například když se systémem „externího mozku“ chtějí nějak začít. Ale pozor, pozdější přechod z Poznámek kamkoli jinam asi nebude zdaleka tak bezproblémový.

OneNote? Nyní též nově s importem z Evernote!

Staronová aplikace OneNote (dále 1N) od Microsoftu je pravděpodobně největším rivalem Evernote a pro mě měla vždycky velké kouzlo. Kdysi jsem se závistivě díval pod ruku Lukáši Bajerovi, který už v roce 2010 v OneNote sjížděl svou digitální Niagáru. Vypadalo to úžasně a bylo to nesmírně kreativní.

OneNote se mi líbí jednak způsobem stohování stránek do podzáložek, ale především svým „freestyle“ přístupem, tedy možností pracovat s poznámkou jako se stránkou papíru (ne nudlí textu jako v EN): kamkoli ukážete, tam začnete psát či tam vložíte nějaký text, objekt, tabulku, šipku apod.

Nemám s OneNote dlouhodobé zkušenosti (pochlubte se svými dole pod článkem!). Od většího zkoušení či přechodu na 1N mě vždy odradilo, že je to opravdu obludně velká aplikace (na Macu 0.5 GB), a instalace starší verze (rok zpět) mi opakovaně padala, takže mi přišlo, že na OS X a iOS to prostě Microsoft ještě neumí.

Menu a ovládací prvky OneNote na iPadu vypadají o maličko vytříbeněji a čistěji než na Macu (a PC).

Dnes jsem si ale OneNote nainstaloval znovu (stále 0.5 GB vs. 50 MB Evernotu vs. 13.5 MB Poznámky.app, ale zato v paměti je to naopak: 130 MB pro 1N, dvojnásobek pro EN) a bylo to bez pádů. Přesto na mne stále OneNote působí jako nehezká (nemacovská) a neohrabaná, pomalá appka plně ve filozofii Microsoftu „s každým upgradem pět ikon v liště navíc“. Bohužel používání otravných kombinací fontů (mimochodem chybí jim české fonty v Safari), sto let starých ikonek v ne-retina rozlišení (to vše v aplikaci i na webu live.com) je pro mě definitivní argument, proč zatím ne. Z hlediska funkčnosti je ale zásadní, že 1N umí nejen OCR vložených dokumentů (okamžitě prohledává texty ve skenovaných obrázcích a PDF), ale také zvládá všechny nezbytnosti a integrace, které jsem vyjmenoval výše v sekci o Poznámky.app.

**POZOR: je tu skvělá zpráva pro ty, kteří chtějí experimentovat: Microsoft před pár dny přinesl (zatím jen uživatelům s Windows) speciální appku pro import poznámek z Evernote. Podrobný postup importu najdete v tomto praktickém článku Jardy Luhana na Mít vše hotovo.cz. Macovská verze prý bude během několika měsíců. **

Pokud se tedy přestěhujete z EN–>1N, napište dolů do diskuse své zkušenosti, mnoho váhajících čtenářů to jistě ocení.

Aby to nebylo málo: je tu Centrallo

Nově probuzené Centrallo se též snaží Evernotu jít přímo po krku, a ač zatím vypadá jako jeho „jednodušší bráška“ s pár šikovnými zlepšováky navíc, zřejmě o něm ještě uslyšíme. Nabízí jednoduchý import z EN a slibuje přidávání dalších funkcí (to ovšem na začátku slibují všici, že jo). Kdoví, jak si poradí s financováním v budoucnosti – zda jeho obchodní model bude, či nebude fungovat.

O Centrallu si přečtěte skvělý článek Daniela Gamrota se spoustou obrázků na našem Mít vše hotovo.cz, (který Dan nově vede), kde mimochodem v diskusi přispěchal sám CEO Centralla s reakcí na to, co všechno plánují (vč. OCR).

A jak na osobní wiki?

Je to zajímavé. Zjistil jsem, že informace, které ukládám do „externí paměti“ na později, můžu velmi hrubě rozdělit do dvou skupin:

1. informace vytvořené někým jiným vs.
2. informace či znalosti vytvořené mnou samotným.

Těch prvních je drtivá převaha a hrnou se na mě každý den ze všech stran bez ladu a skladu (odkazy na weby, výstřižky, všerůzné články, smlouvy, účtenky, faktury, atd.). Můžou v podstatě padat do jedné „složky“, hlavně když se dají později v případě nutnosti nějak vyhledat podle obsahu. Znáte to.

Ty druhé se na mě nehrnou, naopak: vyžadují čas, mou osobní péči a zpracování, tříbení a strukturování. Jsou proto mnohem hodnotnější, neboť jsou vytvářené „ručně“ a v podstatě mi slouží jako jakási osobní wikipedie (např. moje postupy a návody k nějaké činnosti či aplikaci, kterou používám jednou za rok, mé skromné know-how ohledně některých zdravotních potíží, strukturované poznatky z přečtených knih apod.). Těmto informacím (skutečně jsou to spíše informace než data) sluší strukturovanost, hypertextovost, hierarchie.

A pointa? Postupně jsem zjistil, že dávat povrchní data do jednoho systému s vlastními texty, poznatky a know-how je docela nepříjemný zážitek. Srovnal bych to zhruba se situací, kdy byste měli svůj osobní deník pevně svázaný s návody k domácím spotřebičům v jednom tlustém svazku. Nějak to nejde dohromady. A tím, že všechny nahodilé vstupy „hážu“ automaticky do EN, cítím potřebu mít svou osobní vypiplanou wikipedii prostě mimo EN. A dalším důvodem, proč se EN na osobní wiki moc nehodí, je nepříliš spolehlivé hypertextové propojování poznámek, které se napříč zařízeními chová divně.^[4]

(Geekovské) alternativy pro osobní wiki

Jako příznivec geekovských alternativ proto průběžně využívám či testuji i další nástroje pro uspořádání informací do vzájemně propojeného systému („osobní wiki“). Bohužel, nikde jsem se zatím neusadil natrvalo. Některé tipy:

• nástroj 1: TiddliWiki. S ním jsem experimentoval, ale nepřišel jsem na spolehlivou synchronizaci napříč OS X a iOS prostředím – bylo to trochu za hranicí mých schopností a pro běžného uživatele by to asi nebylo. Obecně vzato, systémy pro vytvoření osobní wiki z uživatelského pohledu jakoby zůstaly v době kamenné – anebo to vzdaly s mylnou úvahou, že stejně všichni používají Evernote… (anebo jsem jen špatně hledal?)
• nástroj 2: své články spravuji v prostředí Ulysses, což je textový editor kombinovaný s jednoduchým správcem dokumentů ve složkách a je opravdu krásně čistý a přitom funkční; nově má i aplikaci pro iOS, která je neuvěřitelně kvalitní. Neumí ale hypertextově odkazovat z jedné poznámky na druhou – pro účel osobní wiki se zatím nehodí. Ulysses ukládá dokumenty lokálně/nebo synchronizuje přes iCloud. Umí však také pracovat s Dropboxem.
• nástroj 3: Quiver. Musím říct, že touto appkou jsem poslední týdny nadšený. Jedná se o jednoduchý, přesto neortodoxně řešený systém správy dokumentů (primárně pro programátory) s možností hypertextového strukturování ať už lokálně či přes síť (volba úložiště je na vás). Jeho neortodoxnost spočívá v tom, že nenutí do práce s konkrétním formátem: textovým, RTF, markdown, LaTex či HTML: v rámci jedné poznámky totiž můžete typy střídat po blocích, takže v jedné poznámce můžete psát hlavní text v markdownu, vkládat ukázky kódu a pak třeba vzorce v LaTexu, k tomu obrázky – a vše včetně živého náhledu. Hypertextové odkazování křížem mezi poznámkami možné je. Můžete jej opět uchovávat lokálně, v Dropboxu, na iCloudu, a – vývojář mi potvrdil, že se zajímá také o využití mého oblíbeného BitTorrent Sync, takže teoreticky byste časem mohli mít data v absolutním soukromí, úplně mimo cloud. Quiver umí i sdílené notebooky.

• nástroj 4: Notebooks – je textově založený, appky pro iOS/OS X (i Win) a synchronizace přes různé cloudové služby či WEBdav server (v lokální síti). Umí také pracovat komfortně s PDF přímo uvnitř appky. Zajímavost: i zde lze volit typ dokumentu (RTF/markdown/plain), ovšem ne na úrovni odstavce, ale poznámky, a to pro každou poznámku zvlášť.
• [AKTUALIZOVÁNO] nástroj 5: GingkoApp – tip od Ladislava Prskavce – vypadá jako zajímavé řešení pro kreativní psaní a tvorbu hierarchizovaných dokumentů. Ladislav poslal také odkaz na článek se spoustou dalších tipů na téma nástrojů pro výzkum a přípravu odborných textů. Díky!
• alternativa: myšlenkové mapy. Kapitola sama pro sebe, ale například základní orientační výpisky z knih pro přípravu přednášky se v myšlenkových mapách dělají skvěle. Nejsou však vhodné pro větší objem textu.

Doplnění: Nemůžu popřít, že jsem přitahován appkami, které dokážou skloubit práci s textem a vizuální složkou či uspořádáním informace. V tomto směru (v našem přehledu) vítězí OneNote (btw: za zmínku stojí také jeho nezávislá a trochu nestabilní alternativa jen pro Mac Growly Notes či kuriózní Curio, které však není pro iOS a je docela drahé). [AKTUALIZOVÁNO]: na popud čtenářského tipu níže v diskusi ještě doplňuji starší aplikaci pro OS X Together, která ovšem nemá iOS varianty a působí dojmem, že má nejlepší léta za sebou.

Překvapuje mě, že vzhledem k tomu, co se ví o efektu vizuálního podání i ukládání informací, není takových appek více. Věřili byste, že pro iPad existují v AppStore stovky aplikací pro kreslení/psaní poznámek (většinou nad PDF), ale všechny zůstávají naprosto neinteraktivní? Jediná z nich totiž neumí vložit hypertextový odkaz, který by po tapnutí (na objekt či text) odskočil na jinou stránku v daném PDF. V okamžiku, kdy by to nějaká aplikace jednoduše uměla, můžete na ní začít budovat svou vizuální (skečnoutovou) osobní interaktivní wiki (ano, appky pro Mac a PC to běžně umí, ale v nich zase není tak pohodlné to kreslení a elegance tohoto způsobu práce s informací se ztrácí).

TIP (z jiného soudku): vyzkoušejte aplikaci MyScript Nebo, která umí naprosto neuvěřitelně spolehlivě rozpoznat ručně psaný text (i v češtině) a pracovat s tím dál: verze pro iPad, verze pro Google Play. Na následujícím obrázku vidíte, jak se appka poprala s rozpoznáním opravdu škrabopisného slova „zkouška“ (zvládla i „PSANÍ“ nahoře a vše ostatní):

Jak to máte vy?

Smyslem mého článku bylo nejen inspirovat vás, ale také se od vás dozvědět tipy na vámi používané nástroje pro externí mozek či pro osobní wiki. Jaké to jsou?