Jak si ochočit zlobivá firemní data (Airtable, dějství druhé)

Když zde na blogu před sedmi lety vydal Tomáš Baránek dodnes populární článek o databázové aplikaci Airtable, netušil, jak moc nám tato appka nakonec v nakladatelství změní život. S výjimkou Basecampu, který je naším středobodem online spolupráce (s některými kolegy se potkáme sotva 1x měsíčně na obědě:), se z Airtable stal nepostradatelný centrální uzel.

Protože v Melvilovi působím jako ajťák, inovátor a – řečeno s nadsázkou „údržbář informačních toků”, Tomáš mě požádal, abych se podělil o nejzajímavější praktické ukázky použití Airtable. Věříme, že vám to bude inspirací pro vaši práci i osobní agendu. Pojďme na to.

Čím se Airtable liší například od Google Tabulek, Excelu?

Hmm, na první pohled nijak: ovládají se podobně! Ostatně, tabulka v Excelu je v jádru taky jen databáze, která ale omezuje své funkce na tabulkový pohled. Pod povědomým tabulkovým uspořádáním se ale v Airtable otevírá síla tzv. relační databáze, kdy data v jednotlivých bázích (jiných „tabulkách“) na sebe vzájemně odkazují. Ovšem nikoli těžkopádně pomocí řádku a sloupce, nýbrž skrze databázové dotazy, které zvládne nastavit i laik. Díky propojením se užitná hodnota dat doslova exponenciálně zvyšuje.

Další silnou stránkou Airtable proti běžným „excelům” jsou její široké možnosti napojení na další aplikace (API). Díky nim u nás probíhá automatická i poloautomatická výměna informací mezi Airtable a dalšími appkami, které používáme; a taky mezi námi a partnery. Víme vše o dostupných kapacitách lidí, máme kompletní metadata ke knižním titulům, sledujeme dotisky, v kanbanu třídíme nápady na nové na knihy, redakce si spravuje rozsáhlý terminologický slovník, zájemci o práci nám tam padají do fronty, chodí nám chytré notifikace… prostě jsou tam všechna klíčová data, která při cestě nakladatele potřebujeme: všechna na jednom místě, interaktivní, vždy dohledatelná.

Silnou stránkou Airtable proti běžným tabulkám jsou její široké možnosti napojení na další aplikace.

Automatické info-maily pro partnery: vždy z aktuálních dat

Kdo nás zná, tak ví, že nesekáme knihy „jako Baťa cvičky“, ale zaměřujeme se na kvalitu: a tak nám vyjdou jen jedna až dvě knihy měsíčně. O to víc nám záleží na co nejplastičtější prezentaci u našich skvělých partnerů, kteří se podílejí na jejich distribuci k vám, čtenářům; potřebujeme jim v předstihu dodat všechna data a materiály pro zalistování titulů do katalogů.

V Airtable už máme kompletní databázi podkladů ke knihám – kromě těch běžných informací, jako jsou české a původní názvy, anotace nebo ISBN kódy, obsahuje náš Airtable ukázkové kapitoly, technické informace o knihách (formáty, barevnosti, normostrany), data vypršení licenčních smluv, argumentaci pro knihkupce a další. Vše na jednom místě pro kompletní melvilí tým - markeťáky, administrativu, i redakci.

Nevidíte nic, co by nezvládl Excel? A co ty soubory přiložené k buňce ve čtvrtém sloupci – ty do buňky v běžné tabulce nevložíte… přitom zde jsou naprosto kritické, protože obsahují obrázky a ukázky (může to být i PDF, DOC, JPG atd.). Airtable umožní tyto podklady jednoduše zkompletovat a pomocí nastavené automatizace je rozeslat nastaveným odběratelům, včetně obrázků titulky, ukázkové kapitoly pro zákazníky e-shopů, ceny a dalších. Samozřejmě vždy čeká, než zapískáme. :)

Metadata knihy se průběžně doplňují, pracuje na nich celý tým z různých částí republiky, ale trvale jsou jen na jednom místě – takže když se posbírají a udělá se z nich e-mail pro partnera, je vždy aktuální a z jediného oficiálního zdroje:

Nikdy nezapomeneme, aneb licenční smlouvy

Další příkladem, kdy Airtable šetří nervy i vztahy s partnery, je hlídání vypršení licenčních smluv. Smlouvy na knihy podepisujeme zpravidla na 5 let, což znamená, že hlídání data jejich vypršení je kritické. Zapomenout znamená porušit smlouvu a týdny pak dostávat máslo z vlasů. Po vypršení licence bychom totiž neměli knihu bez obnovení (a zaplacení) licence dál prodávat, proto jsou pro nás tyto termíny zásadní.

Mít datum v nějakém extra sdíleném kalendáři a ne v Airtable ale vždy vedlo k rozpadu klíčových informací do více míst, což už nechceme dopustit: zásadní je centralizace, byť s možností sledování různými pohledy a appkami. (mj. Airtable dokáže nasdílet datumová pole do externího kalendáře jako feed pro Google Calendar či iCal). Ale stejně nemůžeme začít zvažovat prodloužení smlouvy až v den jejího vypršení: potřebujeme upozornění dostat cca o půl roku dopředu a řešit vše dlouho dopředu.

A protože už u každého titulu všechny údaje a také smlouvy poctivě evidujeme, stačilo přidat políčko datumu vypršení a nastavit jednoduchou automatizaci, která půl roku předem varuje e-mailem několik lidí z týmu, že té či oné knize končí licence. Máme tedy vždy přehled a jistotu, že se vyhneme máslu na hlavě.

Ganttův diagram – proč za to Henry nedostal Nobelovku?

K tomu, aby se rukopis stal vaší oblíbenou Knihou, vede dlouhá cesta: od výběru autora/titulu po doručení k vašim dveřím uběhne někdy i přes rok! Po této cestě ruku v ruce kráčejí desítky členů našeho týmu (+ další desítky lidí z týmů našich partnerů – nedávno jsme například byli v naší tiskárně PB Tisk na exkurzi – a vidět, kolik procesů následuje a šikovných lidí se zapojí po odevzdání našeho PDF, byl životměnící zážitek!).

Ač se většina procesů opakuje, každá kniha má svá specifika a vyžaduje také unikátní konfiguraci tvůrčího týmu. Pokud bychom nevěděli, kdy překladatel, redaktorka či designér dokončí práci na předchozím úkolu v knize A, nejsme schopni mu spolehlivě nabídnout a naplánovat angažmá v knize B, C, D… A požadavky na lidskou kapacitu se navíc navzájem kombinují a podmiňují.

Několik let jsme to řešili pomocí samostatného online systému TeamGantt. Ganttův diagram je chytrý nástroj pro plánování zdrojů, kdy jednotlivé záznamy jsou zobrazeny na časové ose jako struktura vzájemně provázaných časových bloků (čas plyne zleva doprava, procesy jsou pod sebou). Je to vlastně dost geniální, a divím se, že pan Gantt nedostal Nobelovku. Diagram respektuje vzájemnou provázanost některých činností, tzv. kritickou cestu (například nemůžeme dělat korekturu textu, dokud nemáme hotový překlad).

TeamGantt fungoval dobře, ale byl to další systém s vlastním rozhraním, který bylo nutné platit, udržovat a ručně synchronizovat s ostatními daty (přímou synchronizaci s Basecampem či kalendáři sice umí, ale ne dle našich představ). Jaké štěstí nás potkalo, když Airtable před dvěma lety představil vlastní Gantt diagram kompletně propojený s funkcionalitou databází, které už v něm máme! Okamžitě tak nahradil TeamGantt (čímž nám ušetřil nižší tisíce dolarů ročně) a opět – umožnil s daty pracovat, jak potřebujeme my.

Různí kolegové a kolegyně do procesu knihy vstupují v různou dobu. Redakce je u knihy již od úplného začátku, ale produkci kniha začíná zajímat, až když má smysl začít řešit termín objednávky tisku. Máme tak detailní krátkodobé pohledy (tzv. Views) pro editory, pětileté pohledy pro marketing a další. Kolegové, kteří se knize nevěnují od začátku a nejsou ani součástí procesu její výroby, pak mají své nejdůležitější termíny nasdílené do svých kalendářů (iCloud Calendar, Google Calendar, Outlook). Například Tomáš Baránek má ve svém osobním iCalu automaticky zobrazené jen časové bloky pro svou supervizi (proces, kdy má knihu finálně přečíst před tiskem), a také u všech knih datum expedice. (Nic víc vědět nepotřebuje, ale potřebuje, aby data byla zaručeně aktuální a mohl plánovat, znáte ho :).

Náš „Týmový Gantt” je tedy něco jako kormidlo – a to v rukou šéfredaktora.

Náš „Týmový Gantt” je tedy něco jako kormidlo – a to v rukou šéfredaktora. Snadným přetahováním a upravování procesů v kalendáři Marek Vlha automaticky mění všechny návazné procesy a kritické parametry, čímž se přepočítává mj. i datum expedice dotčených knih… a tento stav se promítá do notifikací, privátních kalendářů a dále.

Např. jsme chtěli, aby naplánovaná data hlavních procesů knihy byla zobrazena i v daném projektu knihy v Basecampu, který sám Ganttův diagram nemá – zato má jednoduchý kalendář. Využil jsem k tomu jako v mnoha jiných případech Make (původně Integromat), tedy integrační službu, která všechny kritické události synchronizuje do basecampového kalendáře, aby ani tam nikomu nic neuteklo. Například ten úžasný okamžik odeslání do tisku :)

Jasně, že děláme chyby – a díky čtenářům je napravujeme

Ačkoli naším snem jsou knihy na první dobrou dokonalé a bezchybné, šotci si najdou skulinky, jak se zviditelnit. Pro jejich odchyt používáme pasti ve formě veřejných formulářů (Forms) v Airtable, které jsou napojené na hlavní bázi knih a její podbázi Errata, neboli Chyby. Díky snadnému prolinkování jednotlivých bází a ukládání příloh nám čtenáři hlásí konkrétní chybu ke konkrétní knize v jednoduchém formuláři (https://www.melvil.cz/chyby – mimochodem, ten je v tomto případě velice snadno vložen/embedován do našeho webu).

Kdykoli čtenář pošle hlášení (a může přiložit i snímek chyby), obdrží redaktor/ka knihy e-mail. To ale není nejdůležitější. Chyby vidíme v přehledném pohledu, a ve chvíli, kdy jiná část systému upozorní na blížící se dotisk, odpovědná redaktorka nechá opravy souhrnně  zanést do sazby a v dalším dotisku už knihy vychází bezchybné. V e-knihách opravujeme závažnější chyby hned, menší pak společně se zadáním dotisku.

Veřejných formulářů používáme nespočet (odkazujeme na ně pak pomocí hashované adresy, kterou Airtable vygeneruje, anebo si uděláme URL zkratku). Slouží nám interně, kdy nahrazují nutnost kvůli rychlému vložení nějaké informace otevírat bázi a hledat v ní příslušná pole. A samozřejmě slouží i externě pro autory (např. https://www.melvil.cz/chci-vydat-knihu), zákazníky a partnery, aby nemuseli psát e-mail a na něco nezapomněli. A co teprve taková organizace „přihlášek“ na vánoční večírek; snadnější to být nemůže :-)

Jde přeposlat obsah mailu do databáze? Jistě, a to samospádem!

Možná to znáte sami – potřebujete si udržet přehled o dokladech. Nebo fakturách. Nebo o zajímavých kontaktech… A potřebujete u toho mít víc detailů a možností sdílení, než jaké zvládne vaše složka v e-mailové schránce.

V tu chvíli u nás přichází na řadu další vychytávka – spádové e-maily. To jsou v našem podání e-mailové adresy, jejichž jediným účelem je informace z e-mailu roztřídit do polí a uložit je do báze v Airtable, kde s nimi dál pracujeme jako se záznamem v tabulce. Příkladem mohou být třeba faktury. Kdokoliv, komu v našem týmu dorazí faktura za zboží nebo služby, ji jednoduše přepošle na faktury@melvil.cz. Nepředáváme si fyzické kopie faktur (ty pomocí appek jako Scannable prostě vyfotíme a pošleme mailem tamtéž) a nemusíme myslet na to, kterému kolegovi nebo kolegyni danou fakturu předat či poslat.

Jakmile doklad dorazí na faktury@melvil.cz, uloží se díky nastavené automatizaci (Make, viz výše) do naší dokladové tabulky v Airtable včetně příloh. Speciální dodatečně přidané značky v předmětu e-mailu mohou pomoci s roztříděním a změnou procesu, který následuje. Obvykle si zde doklad už vybírá kolegyně Lucie, ta příchozí fakturu proplácí, a pak naše účetní, která jej zavede do účetního systému. Stále máme přehled o tom, kolik dokladů nám v systému tzv. „visí“. A umožňuje nám to i jednoduchou diskuzi k tomu, zda je doklad v pořádku, něco na něm přebývá nebo chybí.

Spádový e-mail máme nastavený např. také u tipů na knihy k vydání. Když někomu z nás dorazí nějaký e-mail s doporučením na knihu, přeposláním na speciální adresu se zařadí do báze Nápady na knihy a při další ediční poradě neunikne pozornosti.

Udělejte si vlastní aplikaci – aneb novinka Interfaces

Když Tomáš před sedmi lety prezentoval Airtable, byla to „databáze pro normální lidi“. Nebo jak jsem o ní mluvil na školení já – o „Excel na steroidech“, který evidenci čehokoliv posouval na novou úroveň. Přesto byl Airtable hlavně vyspělou tabulkou s pokročilými možnostmi. Díky otevřenému API se sice postupem času objevila řada služeb, která jej využívala jako databázi pro zobrazení dat formou „hezké webovky“ (představte si třeba realitní portál s nabídkou domů a bytů). Všechna tato řešení (Softr, Bubble, MiniExtensions a další) však jsou placená (tj. další náklad vedle samotné databáze) a vyžadují pokročilé zkušenosti s aplikací samotnou. Jinými slovy – dokážou toho sice hodně, ale nejsou pro každého.

To se změnilo před rokem, kdy se v Airtable objevily tzv. Interfaces. Airtable, podobně jako v mnoha případech Apple, zaznamenal, že je poptávka po konkrétní doplňující službě/aplikaci. A podobně jako Apple přišel i Airtable s vlastním, integrovaným a zjednodušeným řešením pro všechny.

Interfaces („rozhraní“) si představte jako přístupný interaktivní pohled na data přizpůsobený konkrétním potřebám. Jde vlastně o to, že si jednoduše nadesignujete vlastní specializovanou aplikaci, díky níž k datům nemusíte vy ani vaši kolegové přistupovat jako k zástupu řádků s desítkami sloupců nebo skrzAirtable kartu. Díky rozhraní můžete nabídnout konkrétnímu uživateli pouze to, co je pro něj v danou chvíli relevantní. Stejnou databázi tak bude obsluhovat např. účetní v aplikačním rozhraní přizpůsobeném „pro účetní” a markeťák „pro markeťáka”.

Jedním z důvodů, proč jsme před lety přecházeli k Airtable, byla potřeba vnitrofiremního CRM, správy našich kontaktů a velkých zákazníků/firem, kteří naše knihy nekupují přes e-shop nebo knihkupce, ale pořizují je pro své partnery a zaměstnance napřímo výhodněji u nás.

V té chvíli jsme tak evidovali záznamy ve dvou tabulkách - Firmy a Zakázky. Firmou byla konkrétní společnost, zakázkou byla jedna zásilka knih pro jednu Firmu.

Toto řešení nám vyhovovalo dlouhou dobu, než nám to kvůli počtu spolupracujících firem začalo přerůstat přes hlavu. Nejlepší klienti jsou ti, se kterými můžeme spolupracovat dlouhodobě, a tak se s nimi snažíme být v kontaktu pravidelně. Každý klient je unikátní, proto si k němu chceme vést informace o jednání a kontaktních osobách. A samozřejmě i naším cílem je, aby se B2B spolupráce rozvíjely a klienti i my díky nim rostli. Což v situaci, kdy se počet klientů přehoupl přes stovku, šlo sledovat docela těžko.

Rozhodli jsme se proto naše CRM značně zrobustnit a doplnit do něj funkce, které nám toto všechno umožní. Přidali jsme záznamy z jednání, přidali jsme evidenci kontaktních osob a vymysleli, které statistiky o dealech chceme mít přímo na očích. A k tomu všemu nám pomohly právě Interfaces.

CRM tabulku tak nyní používáme jen pro ukládání dat, ale CRM jsme si předělali do podoby jednoduché aplikace.

Díky pohledu skrze vlastní rozhraní máme okamžitý přehled o tom, jak si meziročně stojíme, kteří klienti čekají na oslovení poprvé a kteří jsou na řadě s připomenutím se, že jim můžeme nabídnout naše služby.

Ale využití Interfaces v oblasti správy kontaktů to samozřejmě nekončí. I Hlavní báze, náš centrální mozek melvilího lidstva, nám vlivem stále se rozšiřujícího množství evidovaných informací nabobtala tak, že pro nás bylo těžké se v ní jednoduše orientovat (k jedné knize evidujeme až 139 druhů informací – no, řekněte, kdo to má? :). I v Hlavní bázi tak máme rozhraní umožňující zobrazit data přehledněji a v kompaktnější formě – a milujeme je!

Možnosti nových Interfaces jsou skutečně široké a co je důležité: jejich budování nestojí zvláštní úsilí ani nevyžaduje programátorské znalosti.

Co říct závěrem? Pokud jste tak ještě neučinili, ale zaujalo vás to, vyzkoušejte Airtable ještě dnes: mají skvělý onboarding, takže stačí jen klikat a nechat se provést základními funkcemi. Jednoduché funkce a malé báze můžete zkoušet zdarma.

TIP: Používáte-li ale Airtable už delší dobu a potřebujete zvládnout něco opravdu pokročilého, nevěšte hlavu a obraťte se na pomocníka Jacoba, který vám pomůže.

Ve skutečnosti Jacob jsem já, Jakub Šimůnek, působící v rámci většího projektu Servantes, jenž je odnoží melvilí rodiny). Jsem k dispozici pro poradenství a pomoc (nejen) s Airtable a jeho aplikací pro vaše potřeby!

Mínusy? Není to zadarmo, když rostete

Vlastně jsme na žádné zásadní slabiny nenarazili: vysoká stabilita, výborná podpora, skvělé API, a nejspíš i skvělá budoucnost – dík robustnímu fundingu společnosti i byznysmodelu postaveném na prémiových funkcích, které jsou pro větší firmy „must have”.

Ano, Airtable je od jisté velikosti bází a počtu aktivních uživatelů placená služba, kdy platíte nejen za kapacitu databází, ale také za editační práva pro každého uživatele. Asi můžeme přiznat, že náš roční výdaj po mnoha letech používání činí nižší tisíce dolarů ročně. Máte-li hodně dat a široký tým, který má plně využít editačního přístupu (čtecí přístup je zdarma), částky vás budou rozčilovat. Všichni máme nejraději služby zdarma :). My jsme si ale jistí, že bez Airtable bychom nebyli ani z poloviny tak efektivní, jako jsme teď – a tak bychom ztráceli nejen nervy, ale i peníze.

Ještě doplním, že jsme dříve testovali levnější alternativy v naději, že ušetříme. Vždy jsme ale dospěli k závěru, že jim moc nevěříme, anebo nám chyběly některé základní funkce. Pro kritická data potřebujeme hlavně záruky stabilitu, dlouhodobou jistotu a flexibilitu. Některé platformy s relační databází jako například Monday nebo ClickUp na nás ale vždy působily, že chtějí vyřešit spoustu problémů, které od databáze nečekáme.

To je tedy vše, díky za pozornost. Dotazy vítány – například v diskusi pod článkem!