Prorazte tabulkový strop pomocí AirTable

Předesílám, že nejsem žádný databázový specialista, ale obyčejný uživatel snažící se mít důležité osobní záznamy někde pěkně pohromadě a ty firemní navíc řádně nasdílené s těmi správnými kolegy. Vezměte si např. evidenci vztahů s klienty či zákazníky, které se říká CRM (neboli céeremko^[1]). Není pochyb, že podobný systém by si měl v nějaké podobě udržovat asi každý podnikatel, freelancer či firma. A pochopitelně existují tisíce aplikací, které vám v tomto ohledu mohou posloužit.

Jenže v dnešní době datové existuje tolik životních i podnikatelských scénářů, že „evidence vztahů se zákazníky“ je jen špičkou ledovce. Pro představu, jak rozmanité potřeby ohledně vedení evidence mohou mít různí lidé a podniky, zmíním malou podmnožinu toho, co evidujeme my. V našem nakladatelství vedeme: přehled recenzentů, kteří obdrželi recenzní výtisk naší knížky, přehled aktuální situace v různých českých knikupectvích, přehled externích spolupracovníků, seznam errat/oprav v (e)knihách kvůli dotisku a updatu, centrální glosář (kvůli synchronizaci terminologie odborných či problematických výrazů v knihách překládaných různými překladateli) a mnoho dalšího.

Určitě se vám vybavily vlastní typy databází, které si v (často marné) snaze zabránit chaosu nějak udržujete a oprašujete. Otázka zní: jak a v čem? A vyhovuje vám to? Vsadím se, že – v mnoha případech – máte pro každý typ takové evidence nějakou jinou aplikaci, či se naopak snažíte draze přiohnout drkotající systém postavený na zakázku; přetékající data tlačíte do excelové tabulky či do Google Tabulky.

Takhle jsme to měli donedávna i my (s jednoznačnou převahou těch Google tabulek) a musím říct, že nám to u části uvedené evidence už dlouho přerůstalo přes hlavu. Klasická tabulka v tabulkáči to totiž umí dobře s čísly a dělá mistrovsky grafy, ale nehodí se pro celou řadu dalších věcí; a pro některé úkoly je vyloženě nevhodná. Mimochodem, třeba pro ono zmiňované CRM.

Tím se dostávám k pointě: na mnoho (možná i většinu) typů evidence je mnohem lepší jednoduchá databáze (teď mě prosím neberte za slovo: ano, tabulka je vlastně zvláštním případem databáze). Není to ale sprosté slovo?

Pokud znáte rozdíl mezi tabulkou a databází, tuto část přeskočte

Základní rozdíl mezi tabulkou a databází je stručně řečeno v tom, že databáze umí udržovat oboustranné vztahy mezi jednotlivým tabulkami (seznamy, poddatabázemi). Uvedu to na příkladu; ano, jednoduchého CRM.

Představte si patřičně dlouhý seznam vašich klientů za poslední roky, pro něž například vyrábíte na zakázku nějaké reklamní předměty. Máte tedy nezbytně (nejméně) dva seznamy: klienty a zakázky. Abyste mohli vše pohodlně evidovat, vytvoříte si v tabulkáči tabulku se dvěma podtabulkami. S každou novou zakázkou přibude řádek v tabulce Zakázky, kde vyplníte různé parametry zakázky včetně toho, o kterého šlo klienta (většina z nás k zakázce tedy asi jednoduše uvede jeho jméno), případně přibude i nový klient v tabulce klientů. Co vím, takhle to dělá spousta lidí.

Bohužel, podtabulky v takovém případě^[2] nejsou sofistikovaně propojené – např. když budete chtít vyjet všechny zakázky jednoho klienta, můžete použít filtr, ale budete muset spoléhat na to, že jste jméno klienta uvedli vždy správně a že vám nevypadne kvůli nějakému překlepu. V případě změny jména klienta se celá situace dál komplikuje. A teď si představte, že chcete evidovat ještě další seznamy, které vedou napříč: například vaše dodavatele či smluvní zprostředkovatele zakázek pro dané klienty či obchodní cesty vašich obchoďáků, během nichž vždy jednou za čas objíždějí několik z uvedených klientů a započnou některou ze zakázek. Udržování vazeb mezi těmito záznamy tak začne být mnohem potřebnější, ale současně výrazně složitější (budete-li dále používat jen obyčejné tabulky, kde toto všechno budete muset různě obcházet).

Podobné zadání řeší databáze ze své podstaty a přirozeně. V záznamu (kartě či řádku) dané zakázky budete mít prostě pole „klient“ a to pole bude pevně napojené na určitého klienta, ať se s jeho jménem či dalšími záznamy děje cokoli. Vazba však bude fungovat i opačným směrem: vždy hned a snadno uvidíte přehled všech zakázek, které se k danému klientovi vážou, třeba i náhledy všech faktur těchto zakázek atd. Pokud přidáte další zmíněné podtabulky a propojíte např. zakázku s obchoďákem, snadno v jeho kartě pak zas uvidíte, které zakázky má na starosti atd., vazby prostě budou „držet“.

AirTable – jednoduché jak tabulka, ale praktické jako databáze

Popravdě, roky jsem cítil, že část naší firemní i mé osobní evidence vedené v tabulkách by měla být spíše v malých databázích s mnohem bohatší vnitřní logikou, ale neuměl jsem se zeptat :) Ale hlavně jsem nevěděl o nástrojích, které by byly uživatelsky tak levné a jednoduché jako tabulky (či Google Tabulky).

Až nedávno jsem objevil AirTable (webovou a mobilně/tabletovou cloudovou aplikaci). AirTable sice není úplnou novinkou, ale loni v létě získal mnohamilionový funding a během půl roku akceleroval v naprosto revoluční aplikaci. Není revoluční tím, že umí něco víc než velké komerční CRM či databázové systémy – ale proto, že vytvoření a obsluhu databáze v něm zvládne naprostý laik podobně jako dnes zvládne udělat tabulku v excelu či dokument ve wordu – a ještě mu to přijde zábavné. AirTable prostě konečně dostává tvorbu databází k běžným lidem a není pochyb, že firmu brzy koupí nějaký gigant… snad to nebude ke škodě.

Umí skvělé věci:

• umí import tabulek i části tabulek, a to i jednoduše pomocí Ctrl-C / Ctrl-V z Excelu/Numbers či Google Tabulek
• je skutečně vrcholně intuitivní a po krátkém zacvičení není téměř nic, co byste tam nedokázali (jste-li hardcore databázový geek, tak ve skutečnosti je toho hodně, co nedokáže, ale pro vás tento článek asi úplně není); nejsou tam skoro žádná tlačítka, která by uživatele obtěžovala či rozptylovala; celé prostředí je vlastně složeno z vaší tabulky a názvů, které si pro jednotlivé prvky databáze zvolíte sami
• k AirTable existuje naprosto skvělá aplikace pro iOS (iPhone i iPad), verze pro Android se připravuje – s její pomocí můžete prohlížet, vkládat a editovat položky vaší databáze tak jednoduše jako například v běžném seznamu kontaktů v telefonu (proti tomu, jak protivné je editovat na mobilu tabulky, je to nebe a dudy)
• záznamy můžete prohlížet / editovat jednak v tabulkovém pohledu, anebo pomocí formuláře (po rozkliknutí záznamu)
• ke každému záznamu lze vést diskusi a umí @mention v případě, že tabulku sdílíte s kolegy –
• což je samozřejmě další významný a nezbytný prvek – sdílení a spolehlivá koeditace s týmem
• záznamy lze doplňovat také veřejným formulářem (ala Google Forms), díky nimž naplní databázi lidé zvenčí (kolegové, externisté, zákazníci…), aniž by měli do databáze přístup
• umí ukládat vámi navržené rychlé pohledy na vaši evidenci (pamatuje si filtry, třídění a pořadí a šířky sloupců) – stačí si pohled jen pojmenovat, například „Klienti podle obratu“, anebo „Zakázky podle data“ apod.
• dovoluje v buňkách databáze mít spoustu typů obsahu (kromě jednořádkového textu taky víceřádkový text, roletku s jednou volbou, anebo naopak s více volbami – „štítky“ atd. Přehled typů polí najdete zde.)

• umožňuje vkládat přílohy (obrazové, PDF, zvukové i jiné) do buněk, takže k zakázce přiložíte fakturu, ke kontaktu fotku (např. toto v klasických tabulkách uděláte jen obtížně)
• existuje možnost flexibilního automatického napojení AirTable na další služby, včetně tabulek Google přes Zapier (něco jako IFTTT)
• při přihlášení do aplikace a při zakládání nové báze si můžete vybrat z nabízených předpřipravených šablon databází – drtivá většina je pro běžnou osobní potřebu. Mrkněte níže na obrázek a pochopíte, kam chce produkt mimo jiné směřovat (na obyčejné lidi):

Aplikace je zdarma, dokud vaše záznamy v jedné databázi nepřekročí limit 1200 položek, nebo nepřekročíte 2 GB uložených souborů na databázi – pak byste museli začít platit za každého člena týmu s právem editovat a vyšším 12 dolarů; pravda je, že pro větší databáze při větším počtu editujících to může být docela drahé; pro naše potřeby se zřejmě dlouho udržíme v bezplatné zóně.

PS: Ukázka toho, jak by například mohlo vypadat (přiblbe jednoduché, za 2 minuty hotové) databázové řešení zadání Klienti a Zakázky z výkladu nahoře v AirTable:

Zde si například v posledním poli vpravo, které jsem vytvořil, všimněte: faktury se (ano, skutečné odkazy na soubory PDF vložené pomocí drag&drop přímo do pole, které se po kliknutí zvětší) pěkně „vytahaly“ ze všech zakázek klienta a zobrazily vedle sebe. To v „tabulce“ neuděláte.

Příklady z praxe?

Během posledního týdne jsme v rámci firmy nejdřív experimentálně a nakonec (pravděpodobně) natrvalo převedli část našich „databází“, tedy tabulek, do skutečných databází v AirTable. Kolegové a kolegyně se celkem rychle zorientovali a změnu přivítali s nadšením – zejména tam, kde starý způsob narazil na reálný tabulkový strop.

Pár příkladů použití u nás podrobněji:

• evidenci kontaktů jsme přestěhovali z Highrise, kde nám nevyhovovala nemožnost upravit si databázi podle sebe a taky to stálo 24 dolarů měsíčně (s AirTable se vejdeme do bezplatného režimu); jediná nevýhoda je absence aktivních notifikací (připomínek) u polí s datumem – na funkci se prý pracuje; v takovém okamžiku si z AirTable uděláte takový lepší OmniFocus :)
• připravujeme veřejný formulář, který bude evidovat chyby nalezené čtenáři v našich knihách a eknihách – tento formulář bude automaticky vkládat záznamy do databáze, která obsahuje další propojené databáze pro evidenci plánovaných dotisků a updatů elektronických verzí… (s problémem spolehlivé evidence errat jsme trochu bojovali – projektově orientovaný Basecamp, v němž pracujeme, neumí tabulky ani databáze, Google Tabulky zase neumí vkládat screenshoty).
• zájemci o překládání knih pro Melvila nyní po prvním kontaktu s naší redakcí dostanou link na formulář se spoustou povinných položek :) ten vyplní a vloží také soubor s CV a ukázkou svého překladu apod. – vše opět skončí v naší databázi a my si to časem probereme
• v nakladatelství dost často dochází k tomu, že někdo z nás někomu „dává“ či jen přesouvá nějakou knihu (nebo víc knih) z místa na místo (například mezi mezisklady, nebo ji vezme z knihovničky v redakci a dá ji na recenzi bloggerovi, který přišel na návštěvu) – většinou zapomene nahlásit přesun, anebo pomine některé jeho parametry, a „transakce“ pak v evidenci dělá – stručně řečeno – bordel; zavedli jsme proto databázi přesunů, která se díky iOS appce nesmírně snadno vede a nutí nás k vyplnění všech nezbytných aspektů přesunu:

Důležitá zmínka na závěr: tím, že lze databáze opět vyexportovat do CSV tabulky například pro potřeby účetnictví (samozřejmě se rozpadnou některé interní datové vazby) či je napojit na stávající služby přes Zapier, se ani nenaruší obvyklé firemní workflow.

Tak co myslíte? Vyzkoušíte AirTable?

Vyzkoušejte si hned: Vytvořil jsem jednoduchou databázi pro evidenci vašich tipů na články pro Lifehacky. Formulář databáze najdete a vyplníte zde. Tabulku, kterou vyplňujete, pak můžete sledovat zde. Zde je zúžený pohled jen na ty z vás, kteří uvedli, že rádi čtou lifehacky (filtr). :)