Textová expanze – rychlá cesta k úsporám

Léto je téměř za námi a já zjišťuju, že jsem pár týdnů neblogoval. Na vysvětlenou dodávám, že byly dovolené, koncem července se mi narodila dcera (takže už je nás doma pět plus pes) a namísto geniálního režimu „o prázdninách dvě hodiny práce denně, zato kdekoli“ po vzoru kamaráda Filipa Dřímalky jsem si vysekl dva měsíce téměř nepřetržité koeditace některých knižních překladů (v režimu „osm hodin a furt z domu“).^[1] Čili, abych se opět dostal do psacího varu, začnu zkracováním.

Nebojte se zkracování, ani expanze

Už několik let používám na Macu, iPadu i iPhone skvělý nástroj TextExpander, který umí textové sekvence nahrazovat jiným, delším textem, takže jej nemusíte celý opakovaně zdlouhavě vypisovat, ani si jej pamatovat. Například během běžného psaní použijete zkratku EMH a software jej samočinně rozbalí (expanduje) na vaše plné ctěné jméno „Eleonora Milena Hlavatíková ml.“ Nebo použijete EEMH a do místa, kde vám bliká kurzor, se vám vloží vaše emailová adresa „Eleonora.Milena.Hlavatikova@gmail.com“.

Možná vám to nepřipadá užitečné, anebo tenhle trik už znáte: v obou případech vydržte ještě chvíli – rád se podělím o hacky, které váš náhled pozmění. S TextExpanderem jde totiž dělat úplné čáry. Je to nesmírně užitečná věc a jediné, co bych jí mohl vytknout, je skutečnost, že ji nelze používat v hovoru.

Dobrá zpráva: TextExpander není jediný nástroj svého druhu: ve skutečnosti jich existují snad už desítky, z nichž mnohé fungují i pod Windows a v dalších systémech (zmiňuji je v závěru článku).^[2] Pojďme však nejdřív k tomu, jak používám TextExpander já.

Zkratky by měly mít systém

Předtím, než člověk začne textový expanzní nástroj používat, měl by si vyjasnit, jakým způsobem bude konstruovat zkratky. Je potřeba vyřešit dvě věci.

Problém 1.: Nezaměnitelnost zkratek. Jde o to, že pokud bych například použil zkratku tb pro zkrácení „Tomáš Baránek“, rozbalí se mé jméno pokaždé, když napíšu například „fotbal“ (a pokud se při psaní nebudu dívat na displej, ale třeba právě na zápas v televizi, bude výsledkem zmínky o fotbale „foTomáš Baránekal“ – ohavné). Takovým chybičkám je proto nutné od začátku zabránit použitím nějakého zvláštního znaku přilepeného na začátku či konci zkratky (např. ;tb nebo tb;), anebo zdvojením či ztrojením písmen, která se jinak v jazyce vedle sebe nevyskytují (já pro své jméno používám např. tttb). Výhodou zdvojení či ztrojení je rychlost: stačí dvakrát-třikrát udeřit na stejné písmeno a přidat zbytek zkratky.
Ne úplně spolehlivý, ale přesto někdy použitelný způsob je přikázat u konkrétní zkratky TextExpanderu, aby bral ohled na velikost písmen, takže „tb“ bude ze svého pohledu ignorovat, zatímco „TB“ rozbalí na mé ctěné jméno a příjmení. Nedej bože napsat ale FOTBAL!

Problém 2.: Zapamatovatelnost a systém Druhou otázkou k vyřešení je vaše osobní „zkratkosloví“, tedy způsob, jimž budete zkratky konstruovat a podle něhož si je budete vybavovat. Pokud si zkratku vmžiku nevybavíte při psaní textu, zdržíte se, a pokud ji dokonce vůbec nepoužijete, úspora při psaní nenastane. Přiznám se, že můj systém není nějak supersofistikovaný – většinou se opírá o zdvojení nebo ztrojení – jak níže uvidíte. Věřím tomu, že lze vymyslet lépe (jak uvidíte v článcích, na které odkazuji :).

Odkazy na různé zajímavé přístupy k vytváření zkratkosloví naleznete například zde:

• Abbreviation Strategies – diskuse na blogu Smile Software (tvůrců TextExpanderu)
• TextExpander Abbreviations: How I memorized every snippet abbreviation
• TextExpander Tools – zdroje a tipy a triky od mého oblíbeného blogera Bretta Terpstry
• Články na Lifehackeru o rozbalování textu obecně

Obvyklé zkracovací postupy

Expanzi textu lze používat na kratší texty, které píšete hodně často, nebo taky na věci, které naopak píšete jednou za čas, ale pokaždé si obtížně vzpomínáte na jejich přesné znění. Samotným vrcholem rozkoše při použití nástroje je pak rychlopsaní textů, které jsou často používané, dlouhé a špatně zapamatovatelné: to vše dohromady.

Mé zkratky pro často psané kratší texty a čísla:

• tttb – mé jméno a příjmení
• ggm – moje osobní emailová adresa
• mmel – moje melvilovská (pracovní) adresa
• mmm – „www.melvil.cz“
• jjan – „Jan Melvil Publishing“
• ttel – moje mobilní telefonní číslo
• rrč – moje rodné číslo
• htt – dokončí se na „http://“
• atd.

Mé zkratky pro hůře napsatelné nebo nezapamatovatelné věci

• rčmax – rodné číslo syna Maxe
• čop – číslo OP
• čřp – číslo řidičáku
• iičo – firemní IČO
• čbúj – číslo běžného účtu – já
• čbúm – číslo běžného účtu – Melvil
• nbsp – vloží HTML tag „ “ (kód pro nedělitelnou mezi při práci s HTML či markdownem)
• atd.

Podpisy do mailu i jinam

• ssig – můj podpis do „osobních“ mailů (plaintext)
• msig – můj kompletní víceřádkový pracovní podpis do mailů (HTML)
• eesig – můj kompletní víceřádkový pracovní podpis do mailů v angličtině (HTML)

Výhodou TextExpanderu je to, že můžete vkládat i HTML texty.

Mé zkratky pro celé názvy našich knih

• xxx4hpt – „Čtyřhodinový pracovní týden – Nemarněte celé dny v práci, žijte kdekoli a staňte se ‚novým bohatým’“
• xxxpoz – „Pozornost – skrytá cesta k dokonalosti“
• xxxkonec – „Konec prokrastinace – Jak přestat odkládat a začít žít naplno“
• atd.

Zde bych se pozastavil: v rámci našeho nakladatelství trvám na tom, aby – pokud je to možné – byl název knihy použit vždy celý, tedy s podtitulem. Abych mohl jít sám příkladem, nastavil jsem si postupně zkratky ke všem našim knihám (něco málo přes 30). Totéž se týká webových stránek jednotlivých knih – odkazy na ně používám v textu a mailech velice často:

Mé zkratky pro webové adresy našich knih

• vvv4hpt – http://www.melvil.cz/kniha-ctyrhodinovy-pracovni-tyden/
• vvvpoz – http://www.melvil.cz/kniha-pozornost
• vvvkonec – http://www.konec-prokrastinace.cz

Trochu automatiky do toho psaní

Výbornou pomůckou je také použití různých automatických funkcí, které TextExpander poskytuje:

• práci s daty a časem: když do definice expandovaného textu vložíte např. sekvenci %e. %B %Y, vloží se do textu kompletní dnešní datum v češtině: „30. srpna 2014“ – pochopitelně tak učiníte použitím zkratky např. dddnes.
• práci se schránkou: vložení %clipboard do definice vloží při psaní do textu obsah schránky, například ![%clipboard](%clipboard/content) pak udělá z URL adresy ve schránce klasický markdownový link ve znění [URL adresa](URL adresa)
• vložení obrázku
• možnost posunutí kurzoru

Zvláště šikovné může být použití dialogu k vložení například jména nebo jiné položky kamkoli do vkládaného textu. Funguje to i pro více položek. Podívejte se na následující definici ve screenshotu a níže pod ním na video. (Jedná se o před pár lety použitou definici, kterou jsem ručně potvrzoval účastníkům soutěže jejich účast – bylo jich desítky denně, jinak to nešlo :).

Stačilo do prázdného mailu v odpovědi napsat ooosou a vyskočil dialog, kde jsem vyplnil jméno. Tím se zabránilo tomu, abych na oslovení zapomněl, anebo omylu, kdy bych mohl vložit ze schránky jméno předchozího účastníka:

Další fígly: omezte zkratky jen na konkrétní aplikaci

Výbornou funkcí TextExpanderu je možnost vytvořit skupinu zkratek, která však funguje jen pro vybrané aplikace, mimo ně nikoli. Používal jsem to u úkolníčků Things, 2Do i OmniFocusu, kde při vkládání data šlo použít názvy a označení dnů v týdnu pouze v angličtině. Když jsem napsal do pole pro určení data např. Zítra, vložilo se mi „tomorrow“, stejně tak např. Úterý se ihned přepsalo na „Tuesday“ a na základě toho pak úkol dostal skutečné datum.

Poznámka č. 1: Později jsem ovšem zjistil, že použití angličtiny mě nijak nezdržuje, je to jen věc zvyku. V OmniFocusu navíc lze použít zkratky dní v týdnu („Tue“ = „Úterý“ ap.), což samo o sobě problém víceméně řeší ještě lépe.

Poznámka č. 2: Aby se ještě víc snížila pravděpodobnost, že napíšete v rámci aplikace zkratku jinde, než kde žádáte její rozbalení, používal jsem zkratky tak, aby se brala v úvahu velikost písmen, a dny v týdnu pro „překlad“ mi začínaly velkým písmenem.

Symboly v přímém přenosu

Výborným trikem je také využití zkratek pro vložení symbolů do textu. Obrázek snad mluví za vše:

Důrazné doporučení: nezkracujte si hesla a další důležitá data jako jsou čísla kreditních karet. Je pravda, že dialogy pro vložení těchto údajů často zablokují použití zkratek, takže se vám expanze nepodaří. Způsob zabezpečení zkratek v databázi není bohužel na takové úrovni, abyste svá citlivá data měli v bezpečí. Pro uložení a rychlé vkládání hesel používejte k tomu určené nástroje, jako je například Klíčenka či 1Password či RoboForm a další.

Použití na iPadu / iPhonu (iOS) – využijte funkci systému

Psaní dlouhých textů na malých zařízeních s dotykovou klávesnicí je mnohem větší pruda než na klasické klávesnici. Proto se právě na těchto zařízeních zkratky hodí nejvíce.

TextExpander existuje i ve verzi pro iOS a je schopen synchronizace se svou verzí na desktopu. Do sedmé verze iOS se však potýkal s problémem integrace v rámci systému: Apple z důvodu bezpečnosti neumožňoval třetím aplikacím práci s klávesnicí, takže rozbalování se muselo řešit různými hacky a podporou TextExpanderu ze strany tvůrců jednotlivých aplikací, kterých bylo omezeně. Nyní, s novou verzí iOS 8, to vypadá nadějně: Apple do jisté míry otevřel systém třetím stranám a umožňuje vývojářům nabízet různé moduly, včetně klávesnice. Tvůrci TextExpanderu, SmileSoftware nedávno předvedli, že chystají vlastní klávesnici, která bude rozbalování podporovat. (Otázkou je, zda bude fungovat dobře v češtině? Dozvíme se už brzy, řekl bych :).

Apple si je však uživatelských potřeb vědom a zabudoval jednoduchou možnost vytvoření zkratek i do systému iOS (od verze 5) a OS X, přičemž zkratky lze (na Mavericks a výše) synchronizovat přes iCloud. Funkce tohoto nástroje nejsou tak propracované, v podstatě se zúžuje právě jen na rozbalení textu bez dalších možností, zato však napříč celým iOS (a OS X).

Můj setup je následující:

• nativního nástroje na zkratky v iOS používám pro několik úplně základních zkratek pro osobní a pracovní mail, telefonní číslo, mailový podpis, základní webové adresy – možnost používat je všude v systému je skutečně cenná
• ostatní zkratky mám synchronizované přes TE a pokud chci něco „rozbalit“, použiju buď samotnou aplikaci TextExpander for iOS, nebo aplikaci, která s ním komunikuje

Nastavení a synchronizace zkratek v iOS/OSX je skvěle popsána na Jablíčkáři.

Doporučené aplikace pro OS X i Windows

Jak už jsem se zmínil dříve, existují další aplikace, které lze použít pro zkracování, než je TextExpander. Na OS X je další slavnou a „nabušenou“ appkou Keyboard Maestro, který mj. umožňuje vytváření maker.

Docela dlouhý výpis alternativ seřazených podle uživatelské oblíbenosti naleznete zde, rozděleno po platformách pak: pro Windows, pro OS X. Pokud jde o Android, moc se omlouvám, ale na tomto poli jsem nepolíbený, prosím laskavé čtenáře o nasdílení svých zkušeností níže v diskusi.

Tak co, taky zkusíte expandovat?