Tipy a triky pro Evernote

Je pravděpodobné, že Evernote znáte nebo používáte. Pokud ne, tak děláte chybu :) Chcete-li vědět víc, snad vám pro začátek postačí informace, že je to v podstatě obrovský digitální kontejner na všechny důležité věci, do něhož můžete snadno přidávat, ubírat, propojovat, sdílet, editovat a především hledat. Kontejner je uložen na každém vašem počítači a také v oblacích (v cloudu) a přistupovat k němu lze z aplikací nebo přímo přes webové rozhraní.

Dost často slýchám otázku, k čemu všemu Evernote používám, a také, proč si připlácím za Premium verzi. Následuje stručná verze odpovědi (jednotlivé body podrobněji rozeberu časem, bude-li zájem).

Na co všechno Evernote používám:

na webový bookmarking (sběr webových odkazů, které by se „mohly hodit“) – sběr pomocí web clipperu pro desktop, pomocí emailového koše na iOS, pomocí receptu pro ifttt.com, umožňujícího automatické uložení tweetu, který v timeline označíte hvězdičkou + dalších cest, například z Pocketu
na bookmarking reálného světa (sběr „odkazů“ na věci, které jsem někde viděl, potkal – většinou focením nebo zvukovou nahrávkou – typicky vidím za výlohou knížku nebo nějakou jinou věc, kterou si chci později vygooglit atd.)
na archív papírové dokumentace všeho druhu, zejména různých návodů, smluv, lékařských nálezů, diplomů a cen útěchy, složenek, SIPO dokladů, různých slevových karet, výpisů z bankovních účtů, dokladů (zvláště od benzínu) a dalších, které mám buď v digitální podobě, anebo je obratně naskenuji (v Evernote jsou pak brzy textově vyhledatelné pomocí OCR)
na rychlé checklisty, tedy seznamy věcí, které nesmím zapomenout např. před cestou (zde rád používám zkratku Cmd-Shift-T pro vložení interaktivního checkboxu ◽️)
pro tvorbu screenshotů a jejich anotaci, a také pro anotace PDF – v kombinaci se sesterskou aplikací Skitch, která s Evernote krásně spolupracuje
pro operativní spolupráci nad jednoduchými „lineárními“ projekty – díky Premium verzi může kolega zasahovat do našeho společně editovaného dokumentu
pro digitální kopii svých dokladů (občanky, řidičáku, atd.), které mám pak k dispozici i v offline notebooku i v zahraničí bez připojení k netu
na archivaci vizitek
jako wishlist pro značnou finanční úsporu :)
pro výzkum při přípravě náročnějších článků vyžadujících větší přípravu: v průběhu přípravné fáze hážu všechny materiály a poznámky, které najdu, do dočasně vytvořeného notebooku uvnitř Evernote, a pak je zpracuju
pro archivaci výtvarné a umělecké tvorby mých dětí (to, že se jejich vázičky, dečky, krabičky, čmáranice a další kreativní dílka budou muset časem vyhodit, je jasné od první chvíle, ale současně je mi to jako rodiči líto – ukazuje se však, že když dílka oskenujete či vyfotíte, pocit viny při skartaci zmizí!)
k občasnému vytvoření a nasdílení jednoduché (a přesto hezké) webové stránky k nějakému jednorázovému účelu
k vytvoření jednoduché wiki na nějaké téma (Evernote umí vkládat do poznámky odkazy na jiné poznámky a vytvářet obsah, takže to jde celkem snadno)
PROFITIP: používám Evernote tu a tam k editaci nějaké stránky či článku vyklipnutého webclipperem – například když část stránky potřebuju výjimečně vytisknout (fuj) či připravit pro prezentaci – Evernote funguje jako velmi spolehlivý clipper (zbaví stránku balastu) a následně WYSIWYG editor HTML…
k některým poznámkám výjimečně přidávám Reminder, třeba když si založím bookmark stránky s produktem, který bude dostupný v nějaké vzdálené budoucnosti – a nechám si tuto událost připomenout
a asi jsem ještě na mnoho použití zapomněl.

Část výše uvedených činností se děje na iPhonu či iPadu, část na Macu. Ke vstupu písemné dokumentace používám skener Fujitsu ScanSnap ix500, který považuji za naprosto nejlepší dokumentový skener pro tyto účely. Hluboce jej miluji a napíšu na něj brzy ódu. (Doufám, že mě u Siemense slyšíte! :).
K focení „věcí v reálném světě“ samozřejmě používám originální aplikaci Evernote pro iPhone ať už ve fotorežimu, nebo občas v režimu dokumentu či vizitky, který vlastně funguje tak trochu jako skener.

Pokud to nevyžaduje zákon, všechny oskenované dokumenty (ano, i vaše vizitky, kamarádi), po oskenování skartuji a hromádku nosím do tříděného odpadu. Dělá mi to celé moc dobře.

Evernote nepoužívám:

jako fotoalbum
jako GTD nástroj (tedy ne pro denní agendu)
pro obecnou zálohu dat (backup)
většinou v něm nepíšu delší texty (články, posty či knihy), snad nyní kromě článků pro Lifehacky.cz.

Proč zrovna Evernote a ne nějaká jiná řešení?

Z historických důvodů: v Evernote mám cca 7000 položek, jsem s ním dlouhé roky, v podstatě od doby, kdy jeho spuštění na počítači vyžadovalo pořádnou dávku trpělivosti a synchronizace trvala celé minuty. Migrace by byla asi problematická.
Evernote je hezký a přehledný, má ve srovnání s jinými zdaleka největší integraci do aplikací (napříč platformami), solidní funding a nedávno podstoupil i výrazné __ navýšení výkonu a spolehlivosti synchronizace.__ Při tom došlo k zpřehlednění a zrychlení nativní appky Evernote, takže díky tomuto posílení jsem se definitivně „usadil“ a dokonce přestal používat některé externí aplikace, které existovaly jen proto, že měly appky Evernotu drobné slabiny.

Proč používám Premium?

Kvůli prohledávání i uvnitř PDF a v přiložených dokumentech (v PDF hledá navíc pomocí OCR, tedy rozpoznává znaky v naskenovaném obsahu souboru; free verze rozpoznává texty pouze ve vložených obrázcích);
kvůli přednostnímu OCR zpracování a indexování (OCR proces probíhá na straně serveru, Premium uživatelé nemusejí čekat, free verze je o něco pomalejší);
kvůli offline notebookům: část důležitých materiálů (dokladů, pojištění atd.) nutně chci mít i v offline režimu abych v nouzi nespoléhal na internetové připojení;
kvůli možnosti editovat nasdílené poznámky i ze strany kolegů;
kvůli větší kapacitě: s Premium účtem můžete přenést měsíčně až 1GB dat (proti pouhým 60 MB u free verze; občas se dostanu téměř na hranice 1GB limitu) + jedna poznámka může mít až 100 MB (proti 25 MB u free verze; například jen moje přednáška na iConu obsahuje PDF, které má 35 MB);
kvůli tomu, že Premium prohledává i uvnitř PDF a přiložených dokumentů (zásadní…!);
kvůli tomu, že pak pomocí Skitche lze dělat opravdu hodně pohodlně anotace PDF.

Další výhody Premium verze, které jsem (zatím) nijak nedocenil: možnost zamčení appek rychlým kódem, možnost prezentace přímo z Evernote a Note history (něco jako u Dropboxu Versions History).

Velmi podrobné srovnání najdete na této stránce Christophera Mayo.

TIP: Pokud Evernote ještě nepoužíváte a chcete to zkusit, využijte tohoto odkazu a získáte dočasně na vyzkoušení Evernote Premium.

Jak vlastně pracuji s informacemi?

No, je to divočina a vypadá to přibližně takto:

Obrázek naznačuje, že mé workflow je vysoce sofistikované :), ale ač vypadá složitě, lze jej s důrazem na Evernote shrnout jednou větou: všechny neurgentní vstupy, nápady, postřehy, tipy, poznámky a neemaily (Klaus by nad tím slovem zaplesal) hážu do jedné evernotové složky #INBOX a jednou za pár dní tuto složku položku po položce pročešu, prozkoumám, nahrubo oštítkuju a vytřídím do složek, případně učiním nějakou akci (přepošlu kolegovi, rozhodnu o něčem, vytvořím si úkol v 2Do).
Snažím se česat hodně rychle, aby mi proces nebral víc času, než kolik času uspoří – takže u čeho se zadrhnu, to buď rychle smažu, anebo hodím bez dalšího popisu do složky XARCHIV. Z dlouhodobého hlediska se tento přístup vyplácí, dnes už se mi stává skoro denně, že v Evernote najdu „odložené“ poklady, jejichž znovugooglování by bylo zdlouhavé. V Evernote mám tak nějak předgooglováno do zásoby.

Toliko velmi stručně k úvodu do mého způsobu použití Evernote. Rád rozeberu jednotlivé možnosti podrobněji a přidám i konkrétní tipy a triky. Zajímá mě ale, co vás nejvíc zajímá – kterým z uvedených postupů mám začít?

A přece jen hned přidám jednu šikovnou věc pro uživatele Alfreda (pod OS X). Doporučuji nainstalovat Alfred Worflow pro hledání v Evernote. Návod i odkazy najdete v tomto PDF [EN].