Jak dostat doklady do hloupého bankovnictví

Některé banky můžete mít rádi, tvrdí jedna banka. Naštěstí ta, která to říkat může. Pro osobní finance a účetnictví používám AirBank, protože jako jediná nabízí velice užitečnou a chytrou službu: automatické zpracování dokumentů (dokladů či smluv) a jejich spojování s platbami či pohyby. Banka uživateli poskytuje 8GB cloudové úložiště v ceně účtu a spoustu dalších funkcí k tomu. Šetří stres, čas a peníze nejen těm, kteří zpracovávají účetnictví.

Přestože i v jiných ohledech má AirBank vymakané a sympatické služby, už tahle jediná funkce pro mě vyvažuje všechno ostatní a všechny ostatní. (Jiné ústavy mezitím tvrdě zápolí v disciplíně „kdo předběhne druhé o desetinu procenta za úroky, kontokorenty či půjčky“. :) Dobrá zpráva je, že i některé „hloupé“ banky lze trochu přiohnout, aby poskytovaly podobnou službu.

Začněme vysvětlením, jak AirBank šetří čas při práci s doklady?

1. dojde vám faktura od dodavatele nebo prostě máte nějaký doklad k proplacení  (je jedno, jestli je papírová nebo v PDF, nebo v JPG)
2. tento doklad nahrajete do bankovnictví – přes webové bankovnictví, přes appku AirBank (můžete použít i foťák), nebo nejjednodušeji přeposláním na sběrný email vaše_přezdívka@sanon.airbank.cz
3. po obdržení dokladu je vám v bankovnictví nabídnuto, že banka rozpozná obsah dokladu – pokud tam není QR kód, použije chytré OCR rozpoznání obsahu a předvyplní vám políčka k platbě včetně ceny, čísel účtů, symbolů atd. – a je v tom fakt dobrá
4. vy provedete platbu a potvrdíte přiřazení dokladu k platbě

Kdykoli se pak vrátíte k pohybu ve výpisu, jedním kliknutím si zobrazíte příslušný doklad. Naopak, ke každému přijatému dokladu v tzv. Šanonu najdete i jeho platbu, pokud jste ji tedy už přiřadili (jde to udělat i dodatečně).

Doklady a platby jsou pěkně na místě, nikde se neduplikují. A funguje to samozřejmě i pro příjmové operace (a s nimi spojené například faktury vydané či smlouvy o dílo), jen tam není ten krok s platbou na vaší straně – namísto toho prostě propojíte příjmovou položku s nahranou smlouvou, fakturou či jiným dokladem.

Pointa na závěr: zřídil jsem své paní účetní read-only práva k přístupu do bankovnictví – tedy včetně Šanonu s doklady. Při zpracovávání mého účetnictví se jednoduše přihlásí do mého účtu jako do vzdáleného disku, stáhne a prohlídne si, co potřebuje, vše má pohromadě způsobem, o němž neustále říká jen „no je to boží“! (PS: šlo by to trochu vylepšit funkcí diskuse u daného dokladu, ale nebudu si stěžovat, je to boží i tak).

Měl bych ji ale ještě radši, kdyby byla i pro firmy

Problém je, že AirBank neumí firemní účty. Jiné banky sice nabízejí firemní účty, ale nevím o tom, že by nabízely cloud na doklady, maildrop a další chytré funkce – jejichž potřeba bude u firem ještě mnohem vyšší. My v Melvilovi používáme Raiffeisenbank. Tak nějak nám historicky zbyla a nemůžu říct, že bychom byli vyloženě nespokojení; v poslední době se navíc zlepšuje i díky tomu, že se také snaží přidávat nové libůstky a zlepšení (nicméně mílové kroky vypadají jinak).

Mezi jedno z posledních vylepšení bankovnictví RB patří právě možnost přidat či editovat vlastní poznámku k pohybu/platbě. A toho jsme využili k vytvoření hybridního systému, který umožňuje přímé párování souborů/dokladů s pohyby.

Je to méně elegantní řešení než AirBank, ale efektivní je téměř stejně, dokonce má některé funkce navíc (diskusi u dokladu). Naše účetní z nápadu mají nicméně už dnes velkou radost. Doklad k platbám/pohybům lze vždy snadno najít na dvě kliknutí, a to buď přímo z bankovnictví, anebo kliknutím z běžného PDF bankovního výpisu z banky.

Pokud řešíte podobný problém dohledávání a párování pohybů a dokladů, možná vám pomůže následující návod, který je relativně univerzální a přizpůsobitelný, jen vás to možná nenapadlo.

Co k tomu potřebujete?

A) internetové bankovnictví umožňující vložit či neomezeně editovat poznámku u pohybu

B) úložiště či databázi pro dokumenty (doklady) splňující dvě podmínky:

• 1) možnost snadno vytvořit přímý URL odkaz na daný soubor (či kartu se souborem) v databázi či úložišti;
• 2) z důvodu bezpečnosti je samozřejmě nutné, aby dotyčný URL odkaz nebyl použitelný bez předchozího (ideálně 2FA) přihlášení do dané databáze či úložiště

PS: v našem případě to funguje s Raiffkou, ale do diskuse prosím dejte tipy, jaká další bankovnictví to podle vás též zvládnou.

Workflow, aneb jak to děláme my?

Předešlu, že pro uchovávání, zpracování dokladů (nejen přijatých faktur) používáme geniální Airtable (dále: AT), což je univerzální online databáze (neinstaluje se nikam nic), kterou si prostě snadno zkonfigurujete tak, jak potřebujete. Přes Airtable i komunikujeme nad jednotlivými doklady s účetní. AT je nekonečně flexibilní, můžete v ní evidovat zboží, můžete s partnery sdílet produktové portfolio v podobě galerie produktů vč. doplňkových souborů, můžete v ní mít přehled brigádníků, kteří se sami hlásí přes formulář, no prostě cokoli vás napadne. Pokročilí uživatelé též AT často spojují (s využitím Zapieru či Integromatu) s dalšími online službami, databázemi či komunikačními kanály (tak to děláme i my).

Airtable dokáže opravdu neuvěřitelné věci, navíc uživatelsky přehledně a jednoduše. Co je klíčové pro naše workflow: že umí poskytnout ke každé položce přímý a zabezpečený URL odkaz (s několika možnými typy viditelnosti). Odkaz ale nevede na samotný soubor např. s PDF fakturou (jako kdybyste jej například nasdíleli přes Dropbox či Google Drive), ale vede na námi nadefinovanou kartu daného dokladu v databázi.

Karta v Airtable (viz obrázek níže) je vlastně chytrý formulář, který umožňuje mnohé: pokud dáte protistraně práva, může v ní editovat a přepínat obsahy polí dané položky, přidávat další přílohy, atd. atd. Ale můžete tam také vést diskusi! (Je to podobné jako komentování políčka ve sdíleném tabulce v Google Tabulky, kam ale nejde vložit soubory a je to pořád jen sloupeček v tabulce, ne karta). Karta se tak stává prostorem, kde se řeší nesrovnalosti týkající se právě konkrétní platby/pohybu/dokladu – a vlákna mohou běžet paralelně, aniž by se míchaly s běžnými maily apod.

Asi bychom mohli skončit, protože doufám, že už je jasné, jak to funguje: v bankovnictví se prostě zadá do poznámky platby URL odkaz na kartu dokladu v databázi. Kdokoli s přístupem do dané tabulky v AT si tento odkaz může vložit do prohlížeče, je nasměrován rovnou na kartu a tam má všechny potřebné informace i soubory k platbě.

My jsme to ale ještě vylepšili, aby proces nepřidal práci a co nejvíc se eliminovala možnost chyb:

1. dorazí-li někomu z kolegů faktura k zaplacení, přepošle ji rovnou na speciální sběrnou emailovou adresu (některé výzvy k úhradě chodí rovnou na zmíněnou adresu)
2. tuto adresu hlídá scénář (skript) Integromatu a jakmile zjistí, že dorazil doklad k zaplacení, vytvoří v příslušné bázi Airtable novou položku, do níž vloží rovnou všechny přílohy, tělo zprávy a pojmenuje ji podle předmětu zprávy
3. kolegyně, která má na starosti platby, se jednou za pár dní podívá do Airtable, kde s použitím předdefinovaného „pohledu“ (View) uvidí právě zmíněný seznam dosud nezaplacených plateb s doklady
4. kolegyně nyní zpracuje položku po položce:

• nejdříve zadá do bankovnictví platbu dokladu (čistě ručně nebo přes QR kód, žádné OCR)
• zkopíruje si URL adresu záznamu (karty) do schránky (Cmd-C)
• do poznámky u platebního příkazu v bankovnictví vloží tuto URL adresu (Cmd-V)
• v Airtable označí platbu jako zaplacenou („zadanou“)

Dokud nás zaostalost nerozdělí

To je celé. Zmíněnému workflow nevadí, když se URL doplňuje k pohybům i zpětně, nemusíme se vždy držet striktního postupu uvedeného výše. PDF výpis z banky je nastavený tak, aby každý měsíc automaticky odešel účetní. Ve výpisu jsou i vložená i URL, která byla zadána u pohybů – a co ne nejlepší – tato URL jsou klikací. Účetní tedy otevře PDF s výpisem, klikne na odkaz u platby a otevře se jí rovnou karta s doklady v AT (je-li přihlášená), kde může například přímo požádat konkrétní osobu (pomocí @mention) o vysvětlení či doplnění.

Nejlepší je, že je to defacto zadarmo (dokud nepřekročíte kapacitu databáze v AT, ale i pak jste pořád na krásné ceně).

Slabiny a náměty:

• obecně vzato, musíte se postarat, aby přístup k databázi v Airtable byl skutečně dobře zajištěný a aby měl každý s přístupem opravdu dobré heslo (2FA) a dodržoval další zásady bezpečnosti; to se ovšem týká všeho, co ve firmě děláte, takže zde nevidím problém; pokud se ptáte, zda to nejde nějak zneužít fishingem či jinak, tak odpověď je právě v první větě tohoto odstavce
• odkazy uvnitř poznámek v internetovém bankovnictví Raiffky nejsou klikací, takže musíte označit myší a použít Cmd-C / Cmd-V (a v iOS appce se navíc obsah poznámky ani nedá zkopírovat do schránky a tedy vložit do prohlížeče; můžete v nouzi místo aplikace využít mobilní verzi v prohlížeči, anebo zkracovač, viz níže); to není velká komplikace, ale klikací odkaz by celou věc ještě víc zjednodušil
• je zde jistý zádrhel ohledně plateb kartou, které se obvykle zaúčtovávají až o několik dní později (poznámku v RB nelze vytvořit k blokované nezaúčtované platbě), navíc platby po netu jsou často spojeny s objednávkou v eshopu, kde je faktura vystavena až po odeslání zboží, tedy opět později, než provádíte platbu – jinými slovy: platby kartou, které se objeví v bankovnictví, musí kolegyně propojit („proodkazovat“) zpětně; doklady k těmto platbám se proto posílají až dorazí, a to na jinou sběrnou adresu, která přes Integromat sice také vytvoří kartu ve stejné databázi, ale skryje záznam do jiného pohledu, kde si je se zpožděním kolegyně vyzvedne a URL doplní zpětně
• TIP: pokud by vám dlouhé URL odkazy Airtable nešly do poznámky vložit, není problém s využitím zkracovače URL adres; původní verze našeho systému dokonce přes Integromat při zařazování položky tento odkaz zkracovala na způsob „http://jnml.cz/4dD“, takže v poznámce to vypadalo lépe (a dá se to snadno opsat ručně do prohlížeče i z appky). Proč jsme to nakonec zrušili? Nebylo to nezbytně nutné, přitom dokladů máme hodně a námi oblíbený bezplatný limit 500 zkratek ve firemním zkracovači ReBrandly.com bychom vyčerpali za pár týdnů.

Věřím, že tohle není hack pro každého, ale taky si myslím, že mnoho malých podnikatelů či freelancerů, kterým neinovující banky a toporné úřady hážou klacky pod nohy, by tento způsob linkování dokladů mohl inspirovat. Kéž by inspiroval i banky k tomu, aby své služby rozšířily o něco, co mi dnes připadá jako naprostá samozřejmost (jako třeba platební karta). Mám takový nápad: pošlete odkaz na tento článek své bance, nebo ji s odkazem menšněte v tweetu.

Podle toho, že i kamarádi podnikatelé v mém okolí řeší podobné problémy, soudím, že jakmile podobné „chytré” funkce nabídne nějaký ústav coby součást běžného firemního účtu, klienti zaostalejších bank nebudou příliš dlouho sentimentální...